Отдел учета, обработки и хранения документов

Отдел учета, обработки и хранения документов Управления ЗАГС города Севастополя

Отдел по учета, обработки и хранения документов (далее Отдел) является структурным подразделением Управления записи актов гражданского состояния города Севастополя.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом города Севастополя, законами города Севастополя, указами и распоряжениями губернатора Севастополя, Постановлениями и распоряжениями правительства Севастополя. нормативными актами Министерства юстиции Российской Федерации, иными нормативными распорядительными документами, приказами Управления ЗАГС города Севастополя.

                                                              ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

 

Организует и осуществляет хранение и использование записей актов гражданского состояния и другой документации в точном соответствии с законодательством Российской Федерации:

- книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных органами ЗАГС Севастополя;

- экземпляры записей актов гражданского состояния, составленные за период с 1934-1941 годы;

- материалов о перемене имени органов ЗАГС Севастополя;

В соответствии с законодательством об архивах хранит документы Управления ЗАГС  города Севастополя.

Выдает и направляет установленным порядком повторные свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния, справки и иные документы, подтверждающие государственную регистрацию актов гражданского состояния, копии записей актов, представляет сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния;

Осуществляет проверку наличия записей актов гражданского состояния в архивах органов ЗАГС  Севастополя и выдает извещения об отсутствии записи акта гражданского состояния;

Производит внесение исправлений и (или) изменений, а также сведений в первые и вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, находящихся на хранении в Отделе, и хранит материалы, послужившие основанием для их производства;

Осуществляет проверку сведений в свидетельствах, справках о государственной регистрации актов гражданского состояния на предмет их соответствия сведениям в записях актов гражданского состояния, находящихся на хранении в отделе, и проставляет на этих документах штамп «апостиль»;

Организует прием граждан, в пределах своей компетенции, обеспечивает своевременное и полное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации строк;

Обеспечивает своевременный переплет и реставрацию книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг);

Ведет учетно-справочную документацию для работы с книгами регистрации актов гражданского состояния ( описи, картотеки, алфавиты, и др.) в необходимых случаях вносит в нее изменения;

Организует информационно-техническое обеспечение деятельности  Управления, формирует предложения по реализации политики информационного развития Управления, в том числе развития и использования информационных технологий, формирования, ведения и актуализации информационных ресурсов Управления;

Организует и обеспечивает деятельность Управления в автоматизированном режиме:

- ведение паспортов программно-технических комплексов и информационных систем и ресурсов Управления;

- формирование предварительных смет на эксплуатацию информационных систем и программно-технических комплексов;

- формирование заявок на приобретение средств вычислительной и оргтехники для нужд Управления;

-  документационное обеспечение размещения государственных заказов на сопровождение (эксплуатацию) информационных систем Управления и обслуживание средств вычислительной и оргтехники;

Организует и обеспечивает безопасность информационных систем персональных данных Управления в порядке, определенном нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Севастополя.

Организует техническое обеспечение предоставления Управлением государственных услуг в электронном виде в порядке, определенном нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Севастополя;

Организует техническое обеспечение межведомственного электронного взаимодействия в части, касающейся Управления, в порядке определенном нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Севастополя;

- организация обеспечения уполномоченных лиц Управления средствами электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Осуществляет контроль за деятельностью структурных подразделений Управления в части надлежащего использования информационных систем и ресурсов Управления.

Обеспечивает надлежащее функционирование информационных терминалов, в том числе своевременное информационное наполнение и обновление всех подразделом информационных терминалов;

Организует и обеспечивает информирование населения о деятельности Управления и его структурных подразделениях, в том числе с использованием средств массовой информации, в целях повышения открытости и обеспечения прозрачности деятельности Управления;

Организует развитие и надлежащее функционирование Интернет-сайт Управления:

- информационное сопровождение и развитие официального представительства Управления в глобальной сети Интернет;

- своевременное информационное наполнение и обновление всех подразделов Интернет-сайта  Управления;

- мониторинг и сопровождение установленным порядком обращений граждан, направленных посредством Интернет-сайта Управления.

Адрес:  299011, г. Севастополь, ул. Очаковцев д.2
Телефон:  (8692) 55-06-18, e-mail - arhiv.zags@sev.gov.ru

По вопросу подтверждения регистрации на ЕСИА

Адрес:  299011, г. Севастополь, ул. Адмирала Октябрьского д.8 
Телефон:  (8692) 54-00-45, e-mail - it.zags@sev.gov.ru

41001630156417